Tính toán lương chính xác là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự, và Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc này. Bài viết này Taxnet sẽ giới thiệu các hàm Excel thông dụng giúp bạn tính lương nhanh chóng và chính xác, từ các phép toán cơ bản đến các công thức nâng cao. Khám phá ngay để nâng cao hiệu quả công việc của bạn!

>>Đọc thêm: Nội dung trọng tâm mới của luật Bảo hiểm xã hội 2024

Dưới đây là những hàm excel cần thiết để tính lương:

1. Hàm IF

Hàm IF được sử dụng để xác minh một điều kiện có đúng hay không. Nếu điều kiện đúng, hàm trả về một giá trị nhất định, nếu không đúng hàm sẽ trả về một giá trị khác.

Công thức: =IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B)

Điều kiện được thỏa mãn cho ra giá trị A, điều kiện không thỏa mãn cho ra giá trị B

2. Hàm OR hàm IF(OR)

Hàm OR thuộc nhóm hàm logic để kiểm tra một loạt các điều kiện có đúng hay không. Chỉ cần một trong các số các điều kiện đúng thì hàm sẽ trả về giá trị TRUE. Nếu tất cả các điều kiện đều sai thì hàm trả về giá trị FALSE

Công thức: =OR(điều kiện 1,[điều kiện 2],...)

Kết hợp hàm OR với hàm IF để thực hiện các yêu cầu chi tiết hơn:

=IF(OR(điều kiện 1, hoặc là điều kiện 2, hoặc là điều kiện 3,...), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn điều kiện 1, hoặc 2, hoặc 3,... thì giá trị sẽ là A, không thỏa mãn là điều kiện B

3. Hàm AND và hàm IF(AND)

Hàm AND cũng thuộc nhóm hàm logic để kiểm tra đồng thời nhiều điều kiện. Nếu tất cả các điều kiện đều đúng, hàm trả về giá trị TRUE. Chỉ cần 1 điều kiện sai, hàm sẽ trả về giá trị FALSE.

Công thức: =AND(điều kiện 1, [điều kiện 2], ...)

Kết hợp hàm OR với hàm IF để thực hiện các yêu cầu chi tiết hơn:

=IF(AND(điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3,...), giá trị A, giá trị B)

Nếu thỏa mãn đồng thời tất cả các điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3,... thì giá trị là A, không thỏa mãn điều kiện là B

4. Hàm IFERROR

Hàm IFERROR là hàm dùng để gán 1 giá trị mặc định hoặc xử lý lỗi bằng nhiều cách khác nhau trong trường hợp công thức lỗi.

Công thức: =IFERROR(công thức, giá trị nếu công thức lỗi)

Công thức là công thức bạn muốn kiểm tra. Giá trị nếu công thức lỗi là giá trị bạn muốn trả về, thông thường để là 0 hoặc N/A

5. Hàm IF lồng nhau

Hàm IF lồng nhau thường được sử dụng khi có nhiều điều kiện. Ví dụ như tính thuế TNCN theo các mức khác nhau, nhân viên có mức lương loại 1 sẽ đóng thuế TNCN theo mức A, mức lương loại 2 sẽ đóng thuế TNCN theo mức B chẳng hạn.

Công thức: =IF(điều kiện 1,giá trị A,IF(điều kiện 2,giá trị B, điều kiện 3,giá trị C)

Nếu thỏa mãn điều kiện 1, thì đó là giá trị A, nếu thỏa mãn điều kiện 2, thì đó là giá trị B, không phải giá trị C.

6. Hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)

Hàm COUNT trong Excel được dùng để đếm số ô trong một khoảng dữ liệu chứa số. Hàm này giúp bạn xác định số lượng của một dữ liệu hoặc trong một danh sách các ô riêng lẻ.

Công thức: =COUNT(value1,[value2],...) 

Value1 bắt buộc phải có, là Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.

Value2 tùy chọn tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.

Lưu ý hàm COUNT chỉ đếm các ô chưa số, không đếm các cô chứa chuỗi ký tự hoặc các ô trống.

7. Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)

Hàm COUNTIF cũng dùng để đếm số ô trong một khoảng dữ liệu, nhưng phải thỏa mãn điều kiện nhất định

Công thức: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)

Phạm vi bắt buộc cần có trong công thức. Đây có thể là hàng, cột, phạm vi dữ liệu bạn muốn đếm.

Tiêu chí cũng bắt buộc cần có trong công thức. Đây là số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản xác định ô được đếm.

8. Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)

Tương tự hàm COUNTIF, hàm COUNTIFS cũng dùng để đếm các ô nhưng kết hợp nhiều hơn 1 điều kiện:

Công thức: =COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],...)

Phạm vi tiêu chí 1: Bắt buộc phải có, là phạm vi thứ nhất trong đó cần đánh giá các tiêu chi liên kết.

Tiêu chí 1: Bắt buộc phải có, là tiêu chí dưới dạng một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định những ô nào cần đếm.

Phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2 là tùy chọn. Đây là những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết. Excel cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.

9. Hàm COUNTA (đếm số ô không trống trong một phạm vi)

Hàm COUNTA dùng để đếm số lượng ô trong một khoảng dữ liệu nhất định hoặc trong một danh sách các ô riêng lẻ không bị trống.

Công thức: =COUNTA(value1,[value2], ...) 

Value1: Bắt buộc phải có, là đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.

Value2: Tùy chọn, là các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm. Excel cho phép tối đa 255 đối số.

10. Hàm SUM (Tính tổng các số)

Hàm SUM tính tổng các số bất kỳ hoặc các sô trong một khoảng xác định.

Công thức: =SUM(number1,number2, ...) hoặc Sum(A1:An)

Ví dụ: =SUM(A1,A2,A4,A10) tính tổng 4 ô riêng lẻ, =SUM(A1:A100) tính tổng các ô từ A1 đến A100.

Lưu ý hàm SUM chỉ tính tổng các ô chứa số, không tính các ô trống hoặc ô chứa chuỗi ký tự.

11. Hàm SUMIF (Tính tổng có điều kiện)

Hàm SUMIF dùng khi bạn muốn tính tổng các số trong một khoảng dữ liệu hoặc danh sách thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Công thức: =SUMIF(range, criteria,[sum_range])

Range: Bắt buộc phải có, là phạm vi bạn muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản sẽ bị bỏ qua.

Criteria: Bắt buộc phải có, là tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào.

Sum_range: Tùy chọn, là các ô bạn muốn tính tổng. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel sẽ cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).

12. Hàm SUMIFS (Tính tổng có nhiều điều kiện)

Cơ chế của hàm SUMIFS cũng tương tự SUMIF nhưng áp dụng được đồng hời nhiều điều kiện.

Công thức: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2...)

Sum_range là các ô cần tính tổng, bao gồm các số, tên vùng, mảng hay các tham chiếu đến các giá trị. Các ô trống hay chứa chuỗi văn bản dạng text sẽ bị bỏ qua. 

Criteria_range1, criteria_range2...: Có thể khai báo từ 1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng.

Criteria1,criteria2, ...: Có thể có từ 1 đến 127 điều kiện ở dạng con số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi.

13. Hàm VLOOKUP

Đây là hàm truy vấn, tìm kiếm thông dụng nhất trong Excel, có tác dụng tìm kiếm giá trị trong một giới hạn nhất định và trả giá trị đó vào ô chứa hàm.

Công thức: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

lookup_value: là giá trị cần tìm kiếm, bạn có thể tham chiếu tới một ô trong bảng tính hoặc điền giá trị cụ thể

table_array: là giới hạn bảng chứa dữ liệu cần tìm kiếm

col_index_num: là số thứ tự của cột cần lấy kết quả trong table_array

[range_lookup]: tìm kiếm chính xác(1) hay tìm kiếm tương đối(0), nếu bạn không điền giá trị này thì mặc định là chính xác

14. Các hàm xử lý thời gian

• Hàm DATE(year,month,day): Tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ bởi năm, tháng ngày

• Hàm YEAR(serial_number): Theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng

• Hàm MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng

• Hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng

• Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian

• Hàm MIN(serial_number): Theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian

Trên đây là 14 hàm excel thông dụng để tính lương. Những hàm này không chỉ giúp đơn giản hóa quá trình tính toán mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý lương. Việc áp dụng các hàm Excel phù hợp có thể giảm thiểu lỗi và tăng hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự, giúp các tổ chức vận hành một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.

Nguồn: amis.misa.vn

Ảnh: Internet