Các hồ sơ cần có để chi phí nghỉ mát được ghi nhận là chi phí hợp lệ

1.      Chi phí nghỉ mát có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Sửa đổi đoạn thứ nhất của gạch đầu dòng thứ năm tại điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC):

“- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị;… Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Như vậy, chi nghỉ mát được xem là khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động và để đưa khoản phúc lợi này vào chi phí hợp lý được trừ thì phải đáp ứng 02 điều kiện sau:

Thứ nhất, tổng số chi nghỉ mát không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định.

- 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp = quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng.

- Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế = quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Trong đó:

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Thứ hai, các khoản chi này cần phải có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định như:

- Hợp đồng với Công ty du lịch, bảng danh sách người lao động tham gia, hóa đơn tiền phòng, ăn uống, đi lại...

- Đối với các khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng – sau đây gọi tắt là “thuế GTGT”) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Quyết định đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí của Giám đốc.

2. Hồ sơ để chi phí du lịch được ghi nhận la chi phí hợp lệ gồm những gì?

Tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, trừ các chi phí không được khấu trừ theo quy định tại khoản 2 của điều này, doanh nghiệp có thể khấu trừ mọi chi phí nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Chi phí phát sinh thực tế phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Các khoản chi phí phát sinh có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động sẽ không được xem là chi phí được khấu trừ nếu các điều kiện được hưởng và mức được hưởng không được ghi cụ thể trong một trong các tài liệu sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty. Vì vậy, doanh nghiệp cần ghi rõ điều kiện được hưởng và mức được hưởng trong một trong các hồ sơ nêu trên.

Tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, đã sửa đổi, bổ sung tiết e điểm 2.2, tiết b điểm 2.6, điểm 2.11 và điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính), các khoản chi phí phúc lợi được phép trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp như sau: Các khoản chi trực tiếp có tính chất phúc lợi như chi đám tang, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị… Tổng số chi có tính chất phúc lợi như trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp

=> Như vậy, để chi phí này được ghi nhận là hợp lệ thì cần có:

• Doanh nghiệp có quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng với chi phí du lịch tại một trong các hồ sơ sau hợp đồng lao động/ thỏa ước tập thể, chính sách tài chính, chính sách nhân sự,…
• Quyết định của giám đốc về việc đi nghỉ mát + kèm danh sách người tham dự
• Hợp đồng / biên bản nghiệm thu- thanh lý với bên công ty du lịch
• Hóa đơn chứng từ hợp pháp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu trở lên
• Hình ảnh thực tế buổi đi chơi đính kèm

Nguồn kinh phí thực hiện các chương trình tham quan du lịch một phần từ Chi hoạt động kinh doanh thì được tính vào chi phí được trừ theo đúng quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Khoản chi này mang tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động nên thuộc chi phí không chế. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”