Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

1.      Hàng bán bị trả lại là gì

Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại vì không đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng, chủng loại hoặc quy cách. Do đó, doanh thu từ hàng bán bị trả lại là khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Vào cuối kỳ, khoản doanh thu này sẽ được kết chuyển để điều chỉnh lại doanh thu thuần thực tế của kỳ đó.

Đối với bên bán

Hàng bán bị trả lại từ phía bên bán đại diện cho các sản phẩm mà doanh nghiệp đã giao cho khách hàng nhưng sau đó bị trả lại vì một số lý do như:

• Hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng

• Hàng hóa không đúng quy cách hoặc chủng loại

• Khách hàng từ chối nhận hàng vì các lý do khách quan

Cùng với chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại là một trong ba khoản điều chỉnh doanh thu. Giá trị của hàng bán bị trả lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ, từ đó làm thay đổi doanh thu thuần của doanh nghiệp trong báo cáo kết quả kinh doanh.

Đối với bên mua

Việc trả lại hàng bán không gây phát sinh khoản giảm trừ doanh thu hay thiệt hại nào. Tuy nhiên, việc này sẽ tốn thời gian cho doanh nghiệp và yêu cầu kế toán viên thực hiện các bút toán hạch toán trả lại hàng mua một cách chính xác.

• Đối với công ty đã có hóa đơn, việc trả lại hàng bán phải xuất hóa đơn với đơn giá phải đúng như trên hóa đơn mua vào.

• Đối với cá nhân chưa có hóa đơn, cần lập biên bản ký kết với bên bán để ghi nhận số lượng và giá trị hàng bán đã trả lại.

2.      Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

Quá trình hạch toán hóa đơn trả lại hàng không chỉ đơn thuần là việc thực hiện bút toán cho từng bên mua và bán, mà còn đòi hỏi sự phân biệt rõ ràng giữa các doanh nghiệp tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

2.1 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về tài khoản 5212 – hàng bán bị trả lại được dùng để phản ánh doanh thu của hàng hóa mà người mua trả lại trong kỳ kế toán. Tài khoản này có cấu trúc như sau:

• Bên nợ: Phản ánh doanh thu từ hàng bán bị trả lại, đã hoàn thiện việc trả tiền cho người mua hoặc trừ vào số phải thu từ khách hàng đã ghi nhận trước đó đối với hàng hóa bị trả lại.

• Bên có: Chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần cuối kỳ.

Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại như sau:

Đối với bên bán

Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên ghi nhận doanh thu từ bán hàng và chi phí vốn hàng bán:

• Ghi nhận doanh thu:

  • Nợ tài khoản 1111, 1121, 131

  • Có tài khoản 5111

  • Có tài khoản 33311 (nếu có)

• Ghi nhận chi phí vốn hàng bán:

  • Nợ tài khoản 632

  • Có tài khoản 156

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:

• Ghi nhận giảm trừ doanh thu:

  • Nợ tài khoản 5212

  • Nợ tài khoản 33311 (nếu có)

  • Có tài khoản 111, 112, 131

• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

  • Nợ tài khoản 156

  • Có tài khoản 632

Sau đó, kế toán viên thực hiện bút toán cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại trong kỳ:

• Nợ tài khoản 511

• Có tài khoản 5212

Ngoài ra, kế toán viên cũng phải xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), thực hiện bút toán:

• Nợ tài khoản 641

• Có tài khoản 111, 112…

Đối với bên mua

Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng:

• Ghi tăng trị giá hàng mua:

  • Nợ tài khoản 156, 152, 153, 211

  • Nợ tài khoản 1331 (nếu có)

  • Có tài khoản 1111, 1121, 331

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị hàng:

• Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

  • Nợ tài khoản 1111, 1121, 331

  • Có tài khoản 156, 152, 153, 211

  • Có tài khoản 1331

2.2 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại TT 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC loại bỏ việc sử dụng tài khoản 5212 cho hàng bán bị trả lại, thay vào đó việc phản ánh hàng bán bị trả lại được thực hiện trực tiếp trên tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).

Đối với bên bán

Khi hàng bán bị trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

• Ghi nhận giảm doanh thu:

  • Nợ tài khoản 511

  • Nợ tài khoản 3331

  • Có tài khoản 131, 111, 112

• Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

  • Nợ tài khoản 156

  • Có tài khoản 632

Đối với bên mua

Do bên mua chỉ ghi nhận tăng và giảm trị giá hàng mua (khi mua và khi trả lại hàng), bút toán thực hiện tương tự như hướng dẫn đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

3. Hướng dẫn cách xử lý trả lại hàng hóa

Khi trả lại hàng, cả bên bán và bên mua đều phải thực hiện các bút toán để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Vì vậy, người mua khi trả lại hàng phải xuất hóa đơn để có căn cứ kế toán cho các bút toán hạch toán.

Có hai trường hợp khi khách hàng trả lại hàng: khách hàng là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn và khách hàng là cá nhân không thể xuất hóa đơn.

Khách hàng là doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn

• Khách hàng xuất hóa đơn trả lại hàng cho công ty bán:

  • Đơn giá trên hóa đơn phải bằng đơn giá trên hóa đơn mua vào.

  • Trên hóa đơn cần ghi rõ ràng lý do trả lại hàng.

• Sau đó, kế toán viên thực hiện bước kê khai điều chỉnh thuế GTGT đối với hóa đơn hàng bán bị trả lại:

  • Bên bán: kê khai điều chỉnh doanh số bán, thuế GTGT đầu ra.

  • Bên mua: kê khai điều chỉnh doanh số mua và thuế GTGT đầu vào.

Khách hàng là cá nhân không thể xuất hóa đơn:

Nếu khách hàng trả lại hàng và không thể lập hóa đơn, việc áp dụng được hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC (Hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).