Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán thông dụng hiện nay

Chứng từ kế toán là giấy tờ không thể thiếu trong quá trình ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu rõ về chứng từ kế toán là gì? Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về chứng từ kế toán là gì, hãy cùng Taxnet tham khảo bài viết cụ thể sau đây nhé.
Đọc thêm: Giải chấp là gì? Điều kiện và thủ tục giải chấp tài sản

1.Chứng từ kế toán là gì?

Khái niệm về chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Khoản 3, Điều 3, Luật kế toán 2015. Cụ thể "Chứng từ kế toán là những loại giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ tài chính, kinh tế phát sinh, đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán". 

Hay bạn có thể hiểu chi tiết hơn như sau:

Chứng từ kế toán là các tài liệu ghi chép chi tiết về các giao dịch kinh tế, bao gồm hóa đơn, biên lai, chứng từ xuất nhập kho, hợp đồng, giấy tờ ngân hàng,... Mục đích chính của chứng từ kế toán là cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và minh bạch về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

2.Ý nghĩa của chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán sẽ có những ý nghĩa quan trọng sau:

Là cơ sở để tổ chức công tác kế toán: Các loại chứng từ đóng vai trò như một hệ thống ghi chép các hoạt động tài chính, giao dịch kinh tế. Từ đó giúp xác định, phân loại, ghi nhận các thông tin liên quan đến tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh.

Kiểm soát tính đáng tin cậy: Chứng từ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác, tin cậy của hệ thống kế toán bằng cách chứng minh các giao dịch, xác nhận quyền, nghĩa vụ, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Chứng minh tính pháp lý: Chứng từ kế toán là bằng chứng về tính pháp lý của các giao dịch và hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Các chứng từ sẽ chứng minh rằng các nghiệp vụ đã được thực hiện theo quy định của pháp luật và có tính hợp lệ. hợp pháp.

Đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính: Chứng từ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính trong báo cáo kế toán. Chúng cung cấp căn cứ cho việc ghi sổ kế toán và đảm bảo rằng các thông tin được ghi nhận đầy đủ, chính xác và theo đúng phương pháp kế toán.

3.Tác dụng của chứng từ kế toán là gì?

Trong quá trình kế toán, chứng từ kế toán có tác dụng như sau:

Thực hiện kế toán ban đầu: Việc lập chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán.

Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính: Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giao dịch, hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Cung cấp căn cứ cho ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch, bao gồm số tiền, ngày tháng, đối tượng và mô tả. Từ đó giúp xác định đúng vị trí và phân loại các khoản thu, chi, tài sản, nợ phải trả trong sổ kế toán.

Ghi nhận trách nhiệm trước pháp luật: Việc lập chứng từ kế toán cũng giúp ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ phát sinh. Đây là bằng chứng về việc thực hiện đúng quy định, tuân thủ các quy tắc, quy trình và quy phạm pháp luật liên quan đến kế 

4.Các loại chứng từ kế toán là gì?

Hệ thống chứng từ kế toán sẽ bao gồm 2 nhóm chính là chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Theo đó, 2 nhóm hệ thống này sẽ được được phân loại dựa trên các tiêu chí khác nhau. Dưới đây là phân loại chứng từ kế toán theo một số tiêu chí thông dụng:

4.1 Phân loại theo công dụng

Theo công dụng, chứng từ kế toán gồm 4 loại sau:

Chứng từ mệnh lệnh: Là các chứng từ như lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư, lệnh sản xuất, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng,... Chúng thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định của người có thẩm quyền.

Chứng từ chấp hành: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu điều chuyển hàng hóa,... Chúng thể hiện việc thực hiện các giao dịch kinh tế tài chính.

Chứng từ thủ tục: Bao gồm chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính,.... Chúng được tạo ra để tuân thủ quy trình và quy định kế toán.

Chứng từ liên hợp: Là các chứng từ kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, ví dụ như lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,...

toán.

4.2 Phân loại theo địa điểm lập

Theo địa điểm lập, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

Chứng từ bên trong: Là các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp, ví dụ như phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,...

Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ mua hoặc được cung cấp từ bên ngoài doanh nghiệp, ví dụ như hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,...

4.3 Phân loại theo trình tự lập

Theo trình tự lập, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

Chứng từ ban đầu: Bao gồm các chứng từ gốc như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,... Đây là chứng từ đầu tiên được tạo ra trong quá trình ghi nhận giao dịch.

Chứng từ tổng hợp: Bao gồm bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bảng kê, sổ cái,... Chúng được sử dụng để tổng hợp và tóm lược thông tin từ các chứng từ ban đầu.

4.4 Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế

Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ kế toán, sẽ được phân thành 2 loại sau:

Chứng từ một lần: Thể hiện một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất, ví dụ như hóa đơn mua hàng.

Chứng từ nhiều lần: Thể hiện các giao dịch kinh tế tài chính được ghi nhiều lần, ví dụ như bảng kê thanh toán lương cho từng tháng.

4.5 Phân loại theo tính cấp bách của thông tin

Theo tính cấp bách, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

Chứng từ bình thường: Chứng từ ghi nhận các giao dịch thông thường trong hoạt động kinh doanh.

Chứng từ báo động: Chứng từ ghi nhận các giao dịch đặc biệt hoặc có tính chất báo động, ví dụ như sử dụng vượt quá mức định mức, hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,...

4.6 Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ

Theo nội dung kinh tế, chứng từ kế toán gồm các loại sau:

Chứng từ lao động và tiền lương.

Chứng từ hàng tồn kho.

Chứng từ bán hàng.

Chứng từ tiền mặt.

Chứng từ tài sản cố định.

4.7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

Theo dữ liệu thể hiện, chứng từ kế toán gồm 2 loại sau:

Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ truyền thống.

Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử, ví dụ như file PDF, file Excel, hệ thống thông tin kế toán trên máy tính...

5. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là gì?

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định rõ ràng tại Điều 18 của Luật kế toán 2015. Tóm tắt như sau:

Mỗi nghiệp vụ tài chính, kinh tế chỉ lập chứng từ kế toán một (01) lần.

Chứng từ kế toán cần được lập chính xác, đầy đủ, kịp thời và rõ ràng theo mẫu quy định hoặc tự lập theo các nội dung đảm bảo theo luật.

Không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa nội dung liên quan đến nghiệp vụ tài chính kinh tế trên chứng từ kế toán. Khi viết, phải sử dụng bút mực, không ngắt quãng chữ số, và gạch chéo chỗ trống. Chứng từ bị sửa chữa hoặc tẩy xóa mất giá trị ghi sổ kế toán và thanh toán.

Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định, và các liên trong cùng một (01) nghiệp vụ tài chính kinh tế phải khác nhau về nội dung.

Người lập, người duyệt và người ký tên trên chứng từ kế toán chịu trách nhiệm về nội dung đã viết trong chứng từ.

TAXNET – Phần mềm kế toán online đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ

Giúp Doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ thu chi, quản lý quỹ theo từng giao dịch, hạn chế sai sót và thất thoát.

Hỗ trợ lập phiếu thu, phiếu chi nhanh chóng, cập nhật tồn quỹ theo thời gian thực và cung cấp báo cáo dòng tiền chi tiết, đảm bảo minh bạch và tối ưu tài chính.

Quản lý toàn bộ quá trình mua hàng: lập đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng, theo dõi tình trạng giao hàng, trả lại hàng mua , giảm giá hàng mua ...

Quản lý toàn bộ quá trình bán hàng: tạo đơn hàng, xuất hóa đơn, giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán theo dõi công nợ khách hàng đến đối soát doanh thu.

Phần mềm hỗ trợ tạo hóa đơn nhanh chóng, ký số trực tuyến, gửi hóa đơn qua email, đồng thời tự động cập nhật dữ liệu vào sổ sách kế toán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Phần mềm tự động lấy hóa đơn từ Tổng cục Thuế, nhập liệu vào hệ thống và đối chiếu với chứng từ kế toán.

Hỗ trợ kiểm tra, xác minh tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, phát hiện sai sót và rủi ro trong hạch toán.

Quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng vật tư hàng hóa, nhóm vật tư hàng hóa.

Đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho (FIFO, bình quân, đích danh, ...).

Hỗ trợ theo dõi tình trạng sử dụng, tự động phân bổ giá trị theo từng kỳ, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản và tránh thất thoát.

Hỗ trợ theo dõi toàn bộ tài sản cố định của doanh nghiệp, từ quá trình ghi nhận mua sắm, phân bổ khấu hao theo từng kỳ đến đánh giá lại tài sản.

Tự động tính toán lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp cho nhân viên theo nhiều phương thức khác nhau.

Tự động tính toán, lập tờ khai và báo cáo thuế theo đúng quy định hiện hành (GTGT, TNDN, TNCN...).

Hỗ trợ tính toán và phân bổ giá thành sản phẩm theo nhiều phương pháp: Trực tiếp, hệ số, tỷ lệ…

Hỗ trợ hạch toán tổng hợp: Quyết toán tạm ứng, hạch toán lương, thuế, bảo hiểm, phân bổ chi phí, xử lý chênh lệch tỷ giá.

Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 1900.988.936/0913.101.686 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Taxnet luôn đồng hành cùng bạn.