Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách hạch toán chi phí vé máy bay cho doanh nghiệp sao cho hợp lệ và hiệu quả. Việc nắm rõ các quy định và phương pháp kế toán không chỉ giúp quản lý chi phí tốt hơn mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Mời các bạn cùng tham gia thảo luận để làm rõ vấn đề này!

I. Quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ theo pháp luật

Căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao Động

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa dịch vụ giao xuất
• Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, tiền vé máy bay cho nhân viên công tác là chi phí được trừ khi thỏa mãn:

• Có đầy đủ các hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
• Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Mức chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay).
• Doanh nghiệp mua vé máy bay qua thông qua website điện tử phục vụ người lao động đi công tác

II. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ ra sao?

Căn cứ vào các chứng từ và mục đích công tác của người lao động, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán hóa đơn vé máy bay hợp lệ vào các tài khoản chi phí liên quan như sau:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
• Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp
• Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
• Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay.

Ví dụ: Tại công ty A, trong tháng 6/2022, vé máy bay đã được mua cho nhân viên bộ phận quản lý để phục vụ cho chuyến công tác. Chi tiết giao dịch mua vé được trình bày trong bảng và thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng.

Công ty A tuân thủ quy định kế toán theo Thông tư 200.

Theo hướng dẫn của Thông tư 200, kế toán viên của công ty A tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay dựa trên thông tin hóa đơn như sau:

• Nợ TK 642: (3.809.000+560.000+80.000+400.000) = 4441000
• Nợ TK 1331: 408.000+40.000= 448.000
• Có TK 112: 4889000

Nguồn: aztax.com.vn