Hồ sơ chi phí lương đối với lao động chính thức

   Khi xử lý hồ sơ chi phí lương đối với lao động chính thức, việc chuẩn bị và quản lý tài liệu chính xác là rất quan trọng. Hồ sơ này không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa các khoản chi phí liên quan đến nhân sự. Dưới đây là những thông tin và tài liệu cần thiết để xây dựng hồ sơ chi phí lương đầy đủ và hiệu quả.

1. Các khoản chi phí tiền lương hợp lệ tại doanh nghiệp

Trong hồ sơ chi phí tiền lương của doanh nghiệp. Ngoài mức lương cơ bản thì còn có các khoản phụ cấp khác để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Một số khoản chi cụ thể như sau:

• Chi phí lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động
• Các chi phí đồng phục nhân viên bằng hiện vật và tiền mặt
• Chi phí thưởng sáng kiến, cải tiến
• Các khoản chi phụ cấp tàu xe, nghỉ phép
• Các khoản chi thêm
• Chi phí bảo hiểm cho người lao động
• Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm
• Những khoản chi khác mang tính phúc lợi cho người lao động: hỗ trợ thiên tai, người lao động có hoàn cảnh khó khăn

     2. Điều kiện chi phí tiền lương hợp lệ và hồ sơ cần chuẩn bị.

     2.1. Chi tiền lương, tiền công cho người lao động

Nguyên nhân bị loại trừ:

“a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”

Giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ của người lao động
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Hồ sơ của người lao động
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
• Bảng thanh toán tiền lương.

     3. Chi bảo hiểm cho người lao động

Theo quy định tại điểm 2.6 điều 4 Thông tư 96/TT-BTC, đối với các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm cho người lao động sẽ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Căn cứ theo đó, các chứng từ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để hoàn thiện chi phí tiền lương hợp lệ cần có:

• Hợp đồng lao động
• Quy chế lương, quy chế tài chính, Quy chế thưởng của Doanh nghiệp
• Bảng thanh toán tiền công, tiền thưởng

     4. Chi trang phục bằng hiện vật và tiền mặt

Nguyên nhân bị loại trừ: Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

• Bảng thanh toán trang phục (đối với tiền mặt)
• Hóa đơn chứng từ (đối với hiện vật)

     5. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao Động.

Nguyên nhân bị loại trừ : 

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ . Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp

Đây có thể được xem như khoản chi phí rất dễ bị loại trong quá trình quyết toán nếu kế toán không chuẩn bị thật đầy đủ khi có phát sinh tại doanh nghiệp. Cụ thể đối với các phụ cấp công tác này, Kế toán cần bổ sung các chứng từ sau

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
• Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính
• Bảng thanh toán tiền công tác phí cho người lao động

   6. Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động

Nguyên nhân bị loại trừ: Không có đủ chứng từ hợp lê, chi quá số tiền theo quy định chi cho người lao động, chi không đúng các khoản phúc lơi đã được quy đinh

Kế toán cần xem xét lai các khoản phụ cấp và thực hiện                     đúng theo các điều kiện sau

• Chi đúng các khoản phụ cấp:  Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động
• Khoản chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện
• Có đủ các giấy tờ chứng minh cho khoản chi đó là đúng. Quyết định chi nghỉ mát nhân viên, khen thưởng,…… hay các giấy tờ chứng minh cho đám hiểu hỷ, giấy khen thưởng hay hóa đơn cho các khoản chi hỗ trợ nhân viênán nắm rõ và thực hiện đúng quy trình trước khi quyết toán thuế TNDN để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý khi xử lý chi phí tiền lương, mà các kế toán thường gặp. Rất mong các bạn kế toán nắm rõ và thực hiện đúng quy trình trước khi quyết toán thuế TNDN để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.