Hướng dẫn hạch toán hàng cho biếu tặng

Hướng dẫn hạch toán hàng cho biếu tặng Trong quản lý tài chính và kế toán, việc ghi nhận và hạch toán các giao dịch liên quan đến đồ cho biếu tặng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các báo cáo tài chính. Đồ cho biếu tặng, dù là quà tặng cá nhân hay hàng hóa được sử dụng trong

Hướng dẫn hạch toán hàng cho biếu tặng

Trong quản lý tài chính và kế toán, việc ghi nhận và hạch toán các giao dịch liên quan đến đồ cho biếu tặng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các báo cáo tài chính. Đồ cho biếu tặng, dù là quà tặng cá nhân hay hàng hóa được sử dụng trong các hoạt động marketing và khuyến mãi, đều cần được hạch toán đúng cách để phản ánh chính xác các chi phí và tài sản của tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình hạch toán hàng cho biếu tặng. 

1.Cách hình thức tặng quà cho khách hàng, nhân viên

Doanh nghiệp có thể tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên qua các hình thức như biếu tặng hàng hóa, tổ chức sự kiện khen thưởng, hoặc gửi quà dịp lễ. Mỗi hình thức yêu cầu lập hóa đơn và ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương để đảm bảo tuân thủ quy định thuế, đồng thời giúp củng cố mối quan hệ và động viên nhân viên.

Các công ty thường lựa chọn quà biếu phù hợp với từng dịp để thể hiện ý nghĩa tốt nhất của món quà. Các hình thức quà tặng bao gồm:

• Mua hàng để biếu tặng: Ví dụ như mua hoa cho sinh nhật, mua bánh kẹo, rượu… vào dịp tết.
• Bộ quà tặng sản phẩm hoặc dịch vụ do chính doanh nghiệp sản xuất.
• Quà thiết kế đặc biệt của doanh nghiệp: Bao gồm các món quà có in thông điệp chúc mừng, và có thể kết hợp in logo hoặc thương hiệu của công ty như lịch treo tường, lịch bàn, sổ… để quảng bá thương hiệu.
• Quà tặng là phiếu mua hàng từ các nhà cung cấp cho phép khách hàng và nhân viên đến mua hàng.
• Voucher, khuyến mãi giảm giá, chương trình tích lũy điểm để mua sản phẩm chính của công ty.

Hóa đơn cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, biếu tặng cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.

2.Hạch toán hàng biếu tặng tại bên tặng

Khi hạch toán quà tặng khách hàng, đối tác doanh nghiệp cần lập hóa đơn với giá trị hàng hóa và ghi nhận thuế GTGT đầu ra. Thuế này được hạch toán vào tài khoản thuế phải nộp và báo cáo thuế. Giá trị hàng tặng không ghi vào chi phí sản xuất mà thanh toán từ quỹ khen thưởng hoặc quỹ phúc lợi. Doanh nghiệp cần theo dõi số liệu để đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

Trong quá trình mua hàng để dùng cho việc biếu tặng, có hai trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp mua hàng về và không nhập kho ngay:

• Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Nợ vào Tài khoản 641 hoặc 642.
• Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Nợ vào Tài khoản 642.
• Nợ Tài khoản 133: Để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có Tài khoản 111, 112, 331.

Trường hợp hàng hóa mua về sau đó nhập kho:

• Nợ vào Tài khoản 152, 153, 156: Ghi nhận giá trị hàng hóa đã nhập kho.
• Nợ Tài khoản 1331: Để ghi nhận thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có Tài khoản 111, 112, 331.

2.1. Hạch toán hàng tặng cho khách hàng

Để hạch toán quà tặng khách hàng các chi phí và khấu trừ thuế GTGT trong quá trình kế toán, ta có các bút toán như sau:

• Ghi nhận chi phí:
  • Nợ vào Tài khoản 641.
  • Có Tài khoản 152, 153, 155, 156,…
  • Có Tài khoản 33311.
• Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào và đầu ra:
  • Nợ vào Tài khoản 3331: Để ghi nhận số thuế GTGT phải nộp.
  • Có Tài khoản 1331: Để ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ.
• Ghi nhận chi phí đầu vào:
  • Nợ vào Tài khoản 641
  • Nợ vào Tài khoản 133
  • Có Tài khoản 111
• Ghi nhận thuế GTGT khi xuất hóa đơn đầu ra:
  • Nợ vào Tài khoản 641
  • Có Tài khoản 3331
• Khấu trừ thuế GTGT đầu ra:
  • Nợ vào Tài khoản 3331
  • Có Tài khoản 133

Lưu ý: Theo Khoản 5 của Công văn Số 2785/TCT-CS ngày 23/7/2014 giới thiệu nội dung mới của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 về thuế TNDN của Bộ Tài chính, hàng hóa dùng để biếu tặng không phải ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN.

2.2. Hạch toán hàng biếu tặng cho cán bộ, công nhân viên được lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.

Để ghi nhận các giao dịch liên quan đến doanh thu từ quỹ khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp và chi phí giá vốn của hàng hóa dùng để biếu tặng nhân viên, có thể thực hiện các bút toán như sau:

• Ghi nhận doanh thu từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
  • Nợ vào Tài khoản 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá trị thanh toán).
  • Có Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
  • Có Tài khoản 3331: Thuế GTGT cần phải nộp (nếu có).
• Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với hàng hóa dùng để biếu tặng công nhân viên:
  • Nợ vào Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
  • Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156 (để ghi nhận giá trị hàng hóa).
• Trường hợp sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi để chi trả hàng biếu tặng:
  • Nợ vào Tài khoản 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
  • Có Tài khoản 331: Phải trả người bán (để ghi nhận khoản thanh toán cho người cung cấp).

Ví dụ 1: Công ty ABC sản xuất máy lọc không khí và quyết định biếu tặng 12 máy cho các đối tác quan trọng nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty. Mỗi máy có giá vốn 600.000 VNĐ và đơn giá bán 700.000 VNĐ, thuế suất GTGT là 10%.

Khi thực hiện hạch toán hàng cho biếu tặng, công ty ghi nhận các khoản liên quan như sau:

• Nợ TK 353: 8.400.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
• Có TK 511: 8.400.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ)
• Có TK 3331: 840.000 VNĐ (12 máy x 700.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
• Nợ TK 632: 7.200.000 VNĐ (12 máy x 600.000 VNĐ)
• Có TK 156: 7.200.000 VNĐ (12 máy x 600.000 VNĐ)

Như vậy, công ty ghi nhận doanh thu và giá vốn tương ứng như khi bán hàng hóa, đồng thời hạch toán thuế GTGT đầu ra để phản ánh đúng số thuế phải nộp.

Ví dụ 2: Công ty DEF tổ chức một sự kiện khen thưởng và mua 8 bộ máy pha cà phê để tặng cho nhân viên xuất sắc. Mỗi bộ máy có giá trị 800.000 VNĐ và thuế suất GTGT là 10%. Toàn bộ chi phí được trang trải từ quỹ phúc lợi của công ty.

Khi mua các bộ máy pha cà phê và ghi nhận chi phí, công ty thực hiện như sau:

• Nợ TK 353: 8.800.000 VNĐ (8 bộ x 800.000 VNĐ x 10% thuế GTGT)
• Có TK 331: 8.800.000 VNĐ (8 bộ x 800.000 VNĐ + thuế GTGT)

Công ty không ghi nhận giá trị của các bộ máy pha cà phê vào chi phí sản xuất, mà toàn bộ chi phí, bao gồm cả thuế GTGT, được thanh toán từ quỹ phúc lợi.

3.Hạch toán hàng nhận biếu tặng

Để xử lý các trường hợp liên quan đến hàng hóa được sử dụng để biếu tặng, có thể thực hiện các bút toán như sau:

Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa, hạch toán như sau:

• Nợ vào Tài khoản 156, 242, 211,…: Ghi nhận tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (vì không được khấu trừ thuế).
• Có Tài khoản 711.

Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch (hàng nhập khẩu không mang tính chất thương mại):

• Ghi nhận giá trị lô hàng:
• Nợ vào Tài khoản 152, 156, 211, 642: Ghi nhận nguyên vật liệu, hàng hóa và chi phí liên quan.
• Có Tài khoản 711: Ghi nhận giá trị tính thuế theo Hải quan.
• Nộp thuế khâu nhập khẩu:
• Nợ vào Tài khoản 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
• Nợ vào Tài khoản 3333: Thuế nhập khẩu.
• Có Tài khoản 111, 112: Ghi nhận tiền mặt hoặc Tài khoản ngân hàng.
• Nếu đã ghi nhận giá trị hàng cho biếu tặng theo giá thị trường hoặc giá Hải quan, phần thuế nhập khẩu sẽ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
• Nợ vào Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có Tài khoản 3333: Thuế nhập khẩu.

Việc hạch toán đồ cho biếu tặng là một phần quan trọng trong công tác kế toán và quản lý tài chính của các tổ chức, doanh nghiệp. Đúng quy trình hạch toán không chỉ giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Qua việc nắm vững các quy định và quy trình hạch toán, các doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn các khoản chi phí và tài sản của mình, đồng thời tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị và khuyến mãi. Hy vọng rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về cách thức hạch toán hàng cho biếu tặng và áp dụng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của mình.

Nguồn:aztax.com.vn