HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG LẬP ĐƠN MUA HÀNG

Cho phép người dùng lập đơn mua hàng gửi nhà cung cấp.

Các bước thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng → Chọn Đơn mua hàng→ Chọn Thêm (Hoặc vào phân hệ Mua hàng →chọn Quy Trình→ chọn Đơn mua hàng)

Bước 2: Người dùng tiến hành khai báo các thông tin về Đơn mua hàng

Thông tin chung bao gồm các thông tin:

- Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách, khi đó thông tin Địa chỉ và Mã số thuế sẽ được tự động lấy theo thông tin nhà cung cấp đã khai báo ở phần danh mục.

- Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là nhân viên trong công ty.

- Điều khoản thanh toán: chọn được hưởngtrong trường hợp thanh toán sớm cho nhà cung cấp.

-  Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến đơn mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra

Phần Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin:

- Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ (trong đó ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng ngày chứng từ) riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng.

- Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.

-  Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp đặt mua từ nhà cung cấp, đồng thời khai báo các thông tin về: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được đặt mua.

-  Thông tin khác: mô tả chi tiết hơn về nơi nhận hàng và các điều khoản liên quan đến việc mua hàng (nếu có).

 Bước 3: Sau khi khai báo xong, người dùng nhấn Lưu

Lưu ý:

-   Người dùng có thể chọn khai báo từ các chứng từ: Đơn đặt hàng, Lệnh sản xuất, Hợp đồng bán => Khi đó dữ liệu về tên hàng và số lượng hàng hóa tự động được cập nhập, người dùng chỉ cần khai báo các thông tin con lại.

-  Nếu muốn in chứng từ đơn mua hàng, người dùng chọn chức năng In chứng từ trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu đơn mua hàng cần in

-  Sau khi đơn mua hàng được thực hiện, kế toán có thể cập nhập tình trạng mua hàng để quản lý.