Quy định về thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

QUY ĐỊNH VỀ THỜI GIAN PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1. Công cụ dụng cụ là gì?

- Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong thời gian sử dụng công cụ dụng cụ cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị giống như tài sản cố định; tuy nhiên do thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp chưa đủ điều kiện để làm tài sản cố định. 

Theo thông tư 45/2013/TT-BTC về chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định; thì đối với những tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30.000.000 vnđ; không đủ điều kiện trở thành tài sản cố định thì được xếp vào loại công cụ dụng cụ; và có thời gian phân bổ tối đa không quá 24 tháng.

- Những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để trở thành tài sản cố định theo tiêu chuẩn; thì đều được xếp vào loại công cụ dụng cụ. Khi phân bổ công cụ dụng cụ thì dựa vào tính chất; và giá trị của công cụ dụng cụ thì chúng được chia ra thành nhiều loại khác nhau.

2. Phân loại và cách phân bổ CCDC

Hàng tháng, kế toán của mỗi doanh nghiệp sẽ hạch toán công cụ dụng cụ và chuyển giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí vận hành của doanh nghiệp nhằm giám sát và quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ một cách hợp lý, hiệu quả. Căn cứ vào giá trị, tính chất của công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ phân bổ công cụ dụng cụ cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.1. Công cụ dụng cụ gồm những gì

Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận Tài sản cố định thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ. 

• Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp. 
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì. 
• Công cụ, dụng cụ bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán, những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng, quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.

2.2. Phân bổ công cụ dụng cụ

Hàng tháng kế toán cần hạch toán công cụ dụng để để chuyển giá trị của công cụ vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nên việc phân bổ hợp lý sẽ giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc quản lý. Nhiều cách để phân loại công cụ dụng cụ nhưng phương pháp để phân bổ khoa học nhất là theo phương pháp phân bổ.

Để có thể quản lý và ghi vào trong chi phí sản xuất của Doanh nghiệp một cách rõ ràng, hệ thống dễ quản lý thì Nhà nước có quy định về việc phân bổ công cụ dụng cụ. Tùy vào mục đích sử dụng, tính chất của công cụ dụng cụ thì được quy định phân bổ khác nhau một cách linh hoạt. Công cụ dụng cụ được phân bổ một lần hoặc nhiều lần được quy định như sau:

Theo điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

“đ) Đối với các công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.”

“e) Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào tài khoản 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.”

Phân bổ 1 lần (100%)

Vì có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng không lâu nên chi phí được đưa thẳng vào chi phí của doanh nghiệp. Và chúng được coi là loại công cụ dụng cụ không cần phân bổ. Như găng tay, quần áo, tua vít, búa….. Những tài sản này phải liên quan đến hoạt động sản xuất. Được ghi một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Phân bổ nhiều lần

Loại phân bổ này được áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn; và thời gian phân bổ dài. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của chúng nên được chia thành hai nhóm chính; là phân bổ 2 lần và phân bổ nhiều lần. 

• Với loại phân bố 2 lần thì mỗi lần phân bổ sẽ có thời gian phân bổ. thường với loại phân bổ hai lần thì sẽ được chia thành 2 phần bằng nhau. 
• Với loại phân bổ nhiều lần thì tùy vào khối lượng công việc và hạn sử dụng của công cụ dụng cụ thì được chia thành nhiều phần khác nhau nhưng không được quá 36 tháng. Theo thông tư 45/2013 thì giá trị của dụng cụ được chia đều cho số kỳ đăng ký phân bổ, mỗi kỳ được hiểu là 1 tháng trong chu kì 12 tháng. Và những Tài sản cố định không đủ ghi nhận là công cụ dụng cụ sẽ phải được hạch toán và chuyển thành Công cụ dụng cụ.

Kế toán cần căn cứ vào thời gian và giá trị sử dụng để dự kiến, lên lịch trình rõ ràng để phân bố Công cụ dụng sao cho hợp lý và kịp thời.

Phân loại khác

• Căn cứ vào giá trị sử dụng, nội dung dụng cụ được hình thành: Dụng cụ đồ nghề bằng gốm thủy tinh, sành sứ, quần áo lao động.
• Căn cứ vào mục đích sử dụng: công cụ, dụng cụ sản xuất cho kinh doanh, dùng cho quản lý hoặc dùng cho mục đích khác.
• Căn cứ vào công tác quản lý, công việc ghi chép của kế toán: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, thiết bị phụ tùng thay thế.

3. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ

- Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định thời gian tính phân bổ công cụ dụng cụ:

“Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, … không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”

Như vậy: Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ tối đa không quá 3 năm. Nếu quá 3 năm thì chi phí này sẽ không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN