Quy định về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương

1. Trích lập dự phòng tiền lương là gì?

Quỹ dự phòng tiền lương bản chất là một khoản dự phòng nợ phải trả của doanh nghiệp, cụ thể là phải trả người lao động trong năm tài chính liền kề. Quỹ dự phòng này được trích từ nguồn lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp, bổ sung vào nguồn chi trả lương hàng năm của doanh nghiệp.

2. Điều kiện trích lập và hồ sơ trích lập dự phòng tiền lương

2.1 Điều kiện trích lập

Căn cứ vào điểm 2.6 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 trong phần quy định về chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) như sau:

“c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”

→Như vậy, có các điểm quan trọng cần lưu ý khi trích lập quỹ tiền lương như sau:

+Mức trích lập không quá 17% quỹ lương thực hiện

+Sau khi trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ, nếu lỗ thì không được trích hết 17%

+ Trong vòng 6 tháng từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải dùng hết quỹ dự phòng đã trích. Nếu còn dư phải hoàn nhập, giảm chi phí.

2.2 Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương

• Doanh nghiệp cần quy định về việc trích lập dự phòng tiền lương tại một trong các văn bản như quy chế tài chính, quy chế tiền lương với các nội dung: khi nào cần trích lập, mức trích lập dự phòng là bao nhiêu.
• Bảng tổng hợp quỹ lương thực hiện trong năm và kế hoạch chi phí lương năm tới được ký duyệt.
• Quyết định của Ban giám đốc về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương: mức trích lập và kế hoạch sử dụng.

3. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Bút toán 1: Trích lập quỹ dự phòng

Nợ TK 641, 642 

Có TK 3524

Bút toán 2: Khi phát sinh những khoản chi liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập

Nợ TK 3524

Có TK 334

Bút toán 3: Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp chưa sử dụng hết quỹ đã trích, kế toán làm bút toán hoàn nhập

Nợ TK 3524

Có TK 641, 642

Khi doanh nghiệp thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương, với điều kiện đầy đủ hồ sơ như trên, chi phí lương được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp năm trích sẽ bằng tổng quỹ lương thực hiện năm đó cộng với số tiền lương trích lập dự phòng. Như vậy, khi thực hiện trích lập quỹ dự phòng tiền lương, số thuế TNDN năm hiện hành phải nộp sẽ giảm đi. Với những doanh nghiệp có quỹ trích lương lớn đáng kể, doanh nghiệp có thể tận dụng dòng tiền này để thực hiện những kế hoạch tài chính khác, sinh lợi nhuận thêm cho doanh nghiệp.

4. Ví dụ về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm 2023, trước khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty A đang lãi 50 tỷ. Báo cáo tổng kết quỹ lương thực hiện năm 2023 tại thời điểm lập BCTC là 60 tỷ đồng. 

Căn cứ vào kế hoạch chi phí lương năm 2024 và kế hoạch tài chính công ty, Ban giám đốc công ty A ký quyết định trích lập quỹ dự phòng tiền lương với mức trích lập tối đa là 17%, tương đương 10,2 tỷ đồng. Sau khi trích lập công ty vẫn có lãi 39.8 tỷ đồng.

• Khi trích lập, công ty A hạch toán:

Nợ TK 641, 642: 10,2 tỷ đồng

Có TK 352: 10,2 tỷ đồng

Hàng tháng, khi ghi nhận tiền lương phải trả người lao động, cán bộ nhân viên, sử dụng quỹ dự phòng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 352

      Có TK 334

Khi trích lập dự phòng được 6 tháng:

+ Trường hợp 1: 

Đến ngày 30/06/2021, công ty đã sử dụng 10 tỷ đồng, số dư trên tài khoản 352 còn Dư Có 200tr đồng, kế toán lập bút toán hoàn nhập, giảm chi phí:

Nợ TK 352: 200 triệu đồng

Có TK 641, 642: 200 triệu đồng

+ Trường hợp 2: 

Đến ngày 30/06/2021, công ty đã sử dụng hết quỹ lập dự phòng tiền lương, kế toán không cần ghi nhận bút toán.