Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả

1. Công nợ là gì?

Công nợ là tập hợp các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản là khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó, hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức thì được gọi là công nợ. 

Công nợ được chia thành 2 dạng như sau (sẽ được nói rõ trong mục 2):

• Công nợ phải thu
• Công nợ phải trả

 2. Phân loại công nợ

2.1. Công nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Công nợ phải thu bao gồm những khoản như: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.

Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa…

2.2. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình (theo VAS01)

Công nợ phải trả sẽ bao gồm những khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….

3. Cách quản lý công nợ trong doanh nghiệp

3.1. Quản lý công nợ phải thu

Để tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ với các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho doanh nghiệp thì nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn. 

Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)

• Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn. 
• Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.
• Đối với các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm được kịp thời để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp. 
• Cần có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt ra chính sách công nợ theo từng đối tượng khách hàng, có thể gộp chung thành các nhóm.

3.2. Quản lý công nợ phải trả

Cũng giống như công nợ phải thu, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng,  liên tục cập nhật công nợ phải trả, đồng thời phải đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.

Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; định kỳ (cuối tháng, quý, năm), doanh nghiệp nên tổng hợp số liệu và đối chiếu công nợ với các đối tác để đảm bảo sự chính xác.

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và theo đúng Luật Lao Động. 

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý những điều sau: 

• Nên xây dựng một kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế. 
• Trong trường hợp chậm thanh toán, cần có những quy định rõ ràng về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, các mức phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán

Nguồn: Misa amis